旗当番、防犯パトロールの予約管理業務の負担軽減を目的として、段階的にシステム化を実施。
【〜2020年度】
すべてアナログで対応。
全保護者向けに手順書と日程調整用のプリント配布だけで年間約5,000枚。
日程調整も担当委員が手作業で実施していたため、非常に負担が大きかった。
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【2021〜2024年度】
Googleフォーム、スプレッドシート（Google Apps Script）を使って自動化を推進。
▼ 導入効果
- 用紙印刷を約60%削減
- PTA役員と担当委員の作業時間のを合計100時間以上軽減
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【2024年度〜】
集計作業がより簡単にできるように、また、パソコン操作が得意でない担当者でも楽に管理できるようにVue.js + Supabaseを使った新予約システムを構築。
既存の予約システムを利用できないかも検討したが、要件が複雑で通常の予約システムでは対応できるものがなかったため、カレンダー部分も含め、すべて新規制作した。
▼ 導入効果
- 急な予定変更、体調不良などによる予約変更が柔軟にできるようになり利便性が向上
- 予約状況、実施状況がシステムから一目で確認できるようになり、PTA役員と保護者間のコミュニケーションがスムーズに
- 作業負担軽減により、担当委員数を1/3以下に減らすことができた
■ 制作画面
- 保護者向け
メニュー、実施マニュアル、旗当番予約、防犯パトロール予約、報告の５画面 - PTA役員（管理者）向け
メニュー、各種設定（学年情報、旗当番除外日、防犯パトロール除外日、旗当番エリア、防犯パトロールエリア）、集計、予約検索、報告検索の９画面
